Personeelstekort is helemaal geen probleem (3)

Het is namelijk erger dan dat: het is een situatie die nooit meer weggaat. We denken nog steeds de kaart ‘meer mensen’ te kunnen trekken als het te druk wordt. Dat blijkt een doodlopende weg. Tijd dus voor andere manieren van denken en doen.

Laten we daarom eerst eens naar de oorzaken kijken. Waarom is het dan zo druk? En ligt de oorzaak buiten of binnen? Vaker binnen dan buiten is mijn ervaring. Bijvoorbeeld: we slagen er maar mondjesmaat in om een verbetercultuur op te bouwen. Een cultuur waarin elke medewerker m/v niet alleen ‘het werk’ doet, maar ook een stem heeft in het verbeteren van de aanpak van datzelfde werk, in samenhang met anderen.

Okee, een voorbeeld dan. In een montagebedrijf was er vaak gedoe als de monteurs bij de klant hun klus gingen klaren. Ze kwamen daarbij allerlei zaken tegen die niet eerder bekend waren. Onderdelen die niet klopten, situaties die anders waren, het verkeerde gereedschap, een ontbrekende maar noodzakelijke collega, enzovoorts. Met een paar kleine aanpassingen in de aanpak tussen klantvraag en het ter plaatse arriveren, liep het (niet in rekening te brengen) meerwerk daarna zodanig terug dat iedereen per dag een uur minder werk had. En dat scheelt enorm in motivatie, werkplezier, collegialiteit, verdienvermogen, kosten, klanttevredenheid.

Nog zo’n klassieker: we hebben nauwelijks inzicht in de verhouding onderhanden werk in relatie tot de werkelijke beschikbare capaciteit. De verzuchting ‘te druk’ is dan helaas ook vaak die eigen schuld met die dikke bult. Zeker omdat het op dit punt vaak alleen met gevoel wordt gedaan, en er niet met cijfers wordt gewerkt. Hetzelfde bedrijf uit het vorige voorbeeld kende ook dat probleem. Dat losten ze op door elke aanvraag vooraf met de monteurs te bespreken. Er waren twee mogelijkheden. Of het was een ‘makkelijke klus’, die een monteur alleen kon doen. Of het werd een ‘moeilijke klus’ en dan waren er twee monteurs nodig. Problemen met capaciteit en planning kwamen daarna nauwelijks nog voor.

Ben jij zo dapper om in je eigen bedrijf of organisatie te zeggen ‘te druk bestaat niet’? Om vervolgens de productiviteit van je bestaande team flink te verhogen, zonder dat de werkdruk toeneemt? Maak dan een afspraak voor een verkennend gesprek met Jeroen van Oijen van Businessverbeteraars. In een soort mini-workshop kijken we dan waar bij jullie de kansen liggen.