Personeelstekort is helemaal geen probleem (2)

Het is namelijk erger dan dat: het is een situatie die nooit meer weggaat. Anders gaan denken en doen is daarom noodzakelijk. En dat begint met de vraag: waarom hebben we het dan zo druk?

Eén van de vele oorzaken hiervoor is dat het huidige primaire proces zodanig is ingericht dat er bijzonder veel extra werk wordt gecreëerd. Overigens: je primaire proces omvat alle zaken die nodig zijn om een klantvraag om te zetten in iets waar de klant goed mee geholpen is, er graag voor betaalt en het aan iedereen doorvertelt.

En daarin zitten zogenaamde ‘bottlenecks’. Flessenhalzen die voor opstoppingen zorgen. Zeker bij kleine bedrijven ontstaan bottlenecks heel gemakkelijk. Er zijn immers altijd meer taken dan mensen, en dus hoopt zich van alles op. Eigenlijk werkt daarom bijna iedereen ‘parttime’: een deel van de tijd aan een bepaalde taak. Als een andere taak voorgaat, blijft er dus iets liggen. Soms korter, meestal langer. De rest moet wachten. En natuurlijk: de taak weer oppakken betekent weer opstarten, dus extra werk. Is daar een oplossing voor? Zeker wel: concentreer taken en zorg ervoor dat elke medewerker zich voor minimaal 70% kan inzetten voor zijn of haar hoofdtaak.

En dan zijn er nog de verspillingen. Dat zijn er meer dan je zou denken. In de eerste plaats: zaken die opnieuw moeten worden gedaan vanwege fouten. Soms klein, meestal wat groter. In beide gevallen: het is duur, kost veel tijd en drijft de hoeveelheid werk op. De oplossing ligt voor de hand: richt je proces zodanig in dat fouten maken tot een minimum wordt beperkt. En dat je er snel van leert.

Een andere categorie is de hoeveelheid overbodige bewegingen die medewerkers nodig hebben. Zoals lang naar de juiste ordner zoeken, of op het intranet eindeloos naar bestanden speuren. Of gewoon onlogisch grote afstanden tussen afdelingen of erbinnen. Dat alles is logischer en effectiever in te richten.

Vaak is ook sprake van ‘overproductie’. Bijvoorbeeld: de klant een heel rapport geven, waar een A4’tje volstaat. Of van ‘overprocessing’, wat betekent dat dat je veel meer doet om een resultaat te behalen dan nodig is. En dan die wachttijden. Bijvoorbeeld omdat elke medewerker een eigen versie van het primaire proces hanteert. Of dat medewerkers niet van elkaar weten dat ze op elkaar aan het wachten zijn. Drie oorzaken van verspilling die heel snel verlichting kunnen geven als je ze herkent en aanpakt.

Of neem nu medewerkers van wie de talenten en vaardigheden niet benut worden. Dan gaat veel capaciteit verloren, en vooral de motivatie. Personeelsverloop wordt zo in de hand gewerkt, waardoor de druk nog hoger oploopt.

Wil jij je primaire proces eens onder de loupe nemen en stroomlijnen? Wil jij weten waar de winst te behalen is? Maak dan een afspraak voor een verkennend gesprek met Jeroen van Oijen van Businessverbeteraars. In een soort mini-workshop kijken we dan waar bij jullie de kansen liggen.